Beaucoup d'AMAP se questionnent sur leur organisation : Comment sortir d'une organisation classique avec un bureau et le triptyque « président·e – secrétaire – trésorier·ère » qui ne permet pas toujours une bonne répartition des tâches ? Quelles sont les obligations d'organisation et de comptabilité d'une association loi 1901 ?

En France, la loi 1901 définit 4 éléments fondateurs qui constituent le socle d'une association :

• La définition d'un objet pour l'association
• La réunion d'au moins deux personnes partageant le projet
• La liberté de mettre en commun des connaissances et des activités
• La gestion désintéressée : pour être considérée comme une association à but non lucratif, l'association ne doit pas avoir pour but de partager des bénéfices entre ses membres.

La loi 1901 distingue deux types d'associations :

• Les associations de fait (non déclarées en préfectures) 
• Les associations déclarées en préfecture : ce qui octroie une capacité juridique à l'association qui est reconnue comme personne morale.

Le projet associatif et la gouvernance d'une association : un champ des possibles à défricher !

Lors de sa création mais aussi au cours de son évolution, les membres d'une association doivent construire ensemble leur projet associatif. Il s'agit de questionner quels sont les buts poursuivis par l'association, les valeurs qu'elle promeut et les moyens qu'elle souhaite mettre en œuvre pour les réaliser. Pour ne pas mettre en difficultés l'association, il est indispensable que les actions de l'association restent dans le cadre de l'objet social de l'association (défini dans les statuts).

Chaque association doit être encadrée par des statuts qui précisent le nom de l'association, son objet, son siège social (qui peut être une ville) et son cadre de fonctionnement. Le projet associatif est l'esprit de l'association, tandis que les statuts n'en sont que le mode d'emploi !

Toutefois, les membres d'une association sont libres d'en déterminer le cadre de fonctionnement. Il n'y a pas d'obligation de se doter d'organe de gouvernance tel qu'un conseil d'administration ou un bureau.

Les titres de président·e, trésorier·ère et secrétaire ne sont donc pas obligatoires légalement. Dans la pratique, certains organismes, notamment les banques, peuvent avoir une vision plus normée que ce la loi prévoit en réalité, et souhaitent avoir un·e trésorier·ère comme interlocuteur·rice. Il y a donc un travail de sensibilisation et pédagogie à opérer sur la diversité des formes associatives !

En AMAP, il nous semble utile de différencier ces titres des rôles de chacun·e. On constate souvent que le·la président·e et le·la trésorière peuvent finalement cumuler chacun·e de nombreux rôles. Cela peut constituer un frein quand il s'agit de trouver un·e remplaçant·e.

Dans la pratique, de nombreuses AMAP s'organisent avec une gouvernance collégiale dans laquelle des rôles sont attribués aux différents membres. En délimitant précisément le rôle et les tâches de chacun·e, cela facilite l'engagement bénévole des adhérent·es qui savent à quoi ils et elles s'engagent.

La responsabilité légale d'une association, on parle de quoi ?

D'après le Mouvement associatif, la responsabilité juridique est l'obligation de répondre d'un dommage devant la justice et d'en assumer les conséquences civiles et pénales.

Une association est une personne morale. Elle est engagée vis-à-vis des tiers à travers l'action de personnes physiques (les bénévoles de l'association par exemple). Le ou la représentant·e légal·e de l'association est mandataire de celle-ci. Par ses actions, il peut engager l'association vis-à-vis des tiers, notamment en contractant pour le compte de l'association (embauche, souscription de contrat d'assurance, action en justice etc.). En cas de dommage, le ou la responsable légal·e de l'association devra assumer les conséquences civiles et pénales.

Et la comptabilité de l'AMAP ?

En tant qu'association, il est recommandé aux AMAP, notamment pour des raisons de transparence financière vis-à-vis de leurs adhérent·es :

• d'établir un suivi des dépenses et des recettes
• de faire valider un compte de résultat annuellement lors de l'Assemblée Générale de l'AMAP

L'AMAP pourra être soumise à certaines obligations comptables si elle reçoit des subventions ou si elle organise des appels à la générosité du public.

Vous questionnez votre fonctionnement actuel ? Par où commencer pour évoluer ?

• Prenez un temps collectif pour identifier les rôles nécessaires au bon fonctionnement de l'AMAP en précisant pour chaque rôle : les missions, les compétences et moyens nécessaires, la temporalité des missions, et les interactions avec d'autres rôles.
• Pour vous aider à identifier et définir les rôles, consultez cette fiche pratique !
• Triez cette liste des rôles indispensables au fonctionnement de votre groupe à ceux dont vous pouvez vous passer : référent·e contrat, référent·e relations avec la ferme, référent·e distribution, référent·e local, référent·e comptabilité, représentant·e légal, référent·e animation convivialité, etc.
• Identifiez des rôles peu chronophages ou plus ponctuels qui permettraient aux personnes moins disponibles d'aider à leur mesure.
• Il s'agit ensuite de repérer des personnes qui pourraient devenir référent·e et de diffuser largement les différents rôles à pouvoir en amont de l'Assemblée générale de l'AMAP pour laisser un temps de réflexion.
• Une fois les nouveaux référent·es identifié·es ou élu·es, il est indispensable de les accueillir dans l'organe de gouvernance de l'association en redéfinissant le cadre des échanges, les modalités de communication et de décision et en rappelant les liens entre les différents rôles.

Si cet article vous interpelle ou si vous souhaitez être accompagné·e pour questionner ou renforcer l'organisation de votre association, contactez Astrid, chargée d'accompagnement des groupes AMAP au 0748453190 ou par mail.

Par Jérôme et Astrid, salarié·es du Réseau AMAP IdF